Hoy el mundo celebra el Día de la Secretaria

Cada 30 de septiembre se celebra en distintas partes del mundo el Día de la Secretaria.

Se dice que el reconocimiento de esta labor se empezó a reconocer para los años 40, pero que fue en 1952, cuando la fecha se llevó a nivel internacional.

Maria Barrett, presidente de la Asociación Nacional de Secretarias de la época, quien constituyó tal conmemoración.

Desde entonces cada final del mes de septiembre se enaltece este trabajo.

En la actualidad se aprovecha la oportunidad para elogiar de manera general a los trabajadores de oficina.

Se dice que la importancia de estos empleados es tal, que de ellos depende el funcionamiento en general de cada empresa.

Origen
Hay una versión de la historia que circula y ha sido aceptada, cuentan que cuando Christopher Sholes diseñó la primera máquina de escribir, quien la probó fue su hija, Lilian Sholes.

Por consiguiente fue la primera en mostrar en público la funcionalidad del nuevo invento.

Su historia es enlazada con festividad debido a que las máquinas de escribir o en su defecto la mecanografía, en su pleno apogeo, se consideró instrumento principal de las secretarias para poder efectuar la elaboración de cartas y mensajes concernientes a una empresa.

De esta forma, Lilian, de alguna forma, fue catalogada como la primera secretaria.

Y en 1952, al buscarse una fecha para tal celebración, se consideró el día del nacimiento de Lilian Sholes, que fue el 30 de septiembre de 1850.

Con tal anuncio a nivel internacional, los fabricantes de máquinas de escribir empezaron a realizar actividades especiales en torno a esta festividad.

Desde entonces distintos gremios, instituciones, organizaciones y empresas en general se han sumado a festejar a sus empleados que cumplen con la tarea.

Aunque en algunos países celebran en distintos meses del año, en Venezuela se rigen por que emitió en 1951 la Asociación Nacional de Secretarias de Estados Unidos.

¿Qué labores cumple la secretaria?

– Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz.
– Responder requerimientos, preparar los documentos necesarios y realizar el seguimiento correspondiente.
– Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de los ejecutivos para discutir cualquier problema y ofrecer recomendaciones o soluciones.
Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia, tanto entrantes como salientes.
– Monitorear entregas y reportes entrantes y salientes.
Coordinar los servicios de mensajería.
– Responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
– Actualizar y mantener las listas de contacto existentes.
– Redactar y revisar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculos.
– Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
– Entregar reseñas y reportes a ejecutivos, comités y juntas directivas.
– Gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo efectivo de los eventos.
– Asegurar que todos los proyectos y tareas sean llevados a cabo a tiempo.
– Reservar salones de conferencia u otros locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento.
– Gestionar las agendas de reuniones asegurando la mayor eficiencia posible.
– Tomar notas durante las reuniones de trabajo, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
– Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos.

Consideración

Anteriormente solo se consideraba a las mujeres para ejercer el trabajo de secretariado; en la actualidad también los hombres cumplen este tipo de función en una empresa.

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