Cómo hacer una carta formal de reclamo

Actualmente es común tener algún percance o inconveniente con instituciones o servicios, que lleva a establecer reclamos para poder contar con una reivindicación de lo sucedido.

Es por ello que algunas oficinas de Atención al Cliente o al Consumidor utilizan formatos para poder procesar ciertas solicitudes de sus clientes o usuarios.

La carta de reclamo es un instrumento que se utiliza para realizar una en líneas generales una queja sobre un producto o un servicio que ha dejado insatisfechos, o no se corresponde con el precio o lo acordado previamente.

Para hacer una carta de reclamo es importante definir algunos elementos para poder concretar su propósito.

A considerar

Se necesita en primer lugar ordenar las ideas, ya que este tipo de correspondencia debe ser claro y conciso.

Deben tener claridad para evitar en todo momento inútiles preámbulos y explicaciones e ir directamente a la exposición del motivo objeto de la queja que se desea exponer.

Las indirectas y las alusiones sólo pueden llevar a confusión, al tener que descifrar el destinatario lo que de manera tan poco clara se diga en la carta.

Ese esfuerzo solamente puede conseguir que resulte descortés lo que se pretendió que fuera todo lo contrario.

Debe seguirse aquel consejo puesto por Cervantes en boca de Sancho: “En las cortesías, antes se ha de pecar por carta de más que de menos”.

Sugerencias

Al momento de redactar una carta de queja o una carta de reclamo debe tener cuidado con el tono, las palabras, las formas que utilicemos al redactar la carta, condicionarán su resultado.

También hay que considerar que existen muchos tipos y formatos de cartas que se pueden crear.

Entonces, deberá tomar en cuenta la naturaleza de su reclamo y el tipo de requisitos que se requieran en el lugar en donde desea colocar la queja.

Tome en cuenta que los recursos que utilice influirán en su presentación, por lo tanto no descuide los detalles.

Primero: Nunca escriba la queja o el reclamo estando enojado o irritado, porque no logrará más que alterar negativamente a quien la recibe. Insultar no es una forma inteligente de lograr algo.

Tómese su tiempo, piense detenidamente en lo que dirá al redactar su carta de queja, estudia cuáles son los puntos que tiene a favor en su reclamo y luego intente pensar también en qué cosas podrían jugarle en contra al momento de realizar su queja.

Segundo: Sea claro en lo que quiere comunicar en su carta de queja o reclamo. Si usted no es muy bueno redactando, pídale a alguien más que lea su carta para ver si entiende lo que usted quiere transmitir.

Tercero: Cuide su ortografía y gramática. Si usted presenta una carta de queja o reclamo con faltas y fallas, nadie la tomará en serio, porque creerán que es de una persona inculta y a las personas incultas rara vez se las respeta en la “jungla de cemento” en la que vivimos hoy.

Cuarto: Transmita confianza en su carta. No diga que piensa que tiene razón… ¡Demuéstrelo! Exija que se le compense por los desperfectos en el servicio o producto que adquirió.

Quinto: Averigüe qué asociaciones de protección al consumidor amparan su reclamo. Infórmese bien antes de redactar la carta de reclamo o queja, porque -y recuérdalo siempre- la información es poder.

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