Aprende cómo trabajar de forma rápida con Excel

Rellenar un Excel puede parecer lo más tedioso y aburrido del mundo.

Sin embargo, el sistema de hojas de cálculo que lanzó Microsoft a finales de los 80 puede ser mucho más interesante y útil de lo que muchos imaginan.

Según la Universidad de Harvard (en Massachusetts, EE.UU.), 10 de las 500 funciones que ofrece el programa son básicas y necesarias.

A continuación, mostramos un decálogo de funciones Excel que la Universidad de Harvard considera “especialmente fáciles de aprender” (necesita unas dos horas en total) y que “pueden marcar la diferencia” a la hora de “ahorrar tiempo y mejorar la productividad”.

1. Pegado especial

Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero usted puede utilizar una opción llamada “pegado especial” para pegar la información de otra manera.

El pegado especial sirve para que pueda elegir qué elementos copia y cuáles no.

¿Cómo ejecutarlo?: cuando copie lo que hay en su celda (Ctr+C) pulse Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y seleccione lo que quiere copiar.

Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos. También puedes usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

2. Insertar varias filas

A veces, necesita añadir varias filas de vez a una tabla, y hacerlo una por una no siempre es lo más práctico. Esta función agiliza la tarea.

¿Cómo ejecutarlo?: usando un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) seleccione el número de filas que quiere agregar y haga clic en el botón derecho para insertadas. También puede usar el comando “Insertar filas de hoja”, siempre y cuando seleccione antes las filas que va a añadir.

3. Relleno rápido

Es un ahorro de tiempo cuando necesitas ingresar o cambiar datos de forma rápida y precisa.

Se trata de un sistema que le permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que hace la persona e identificar patrones para completar algunas celdas, rellenándolas automáticamente.

Por ejemplo, sugiere un nombre completo si pone nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los pone juntos.

¿Cómo ejecutarlo?: debe pulsar Ctrl + E, o ir a la pestaña de “Datos” y activar “Relleno Rápido”. Si no aparece esa opción, pruebe en “Avanzado” y “Relleno Rápido Automático”, dice Microsoft Office en su página de ayuda.

4. Índice y coincidir

Ambas permiten extraer datos y valores concretos que necesita de grandes hojas de cálculo, de manera que “una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla”, explican desde la universidad.

¿Cómo ejecutarlo?: “Índice” tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas.

“Coincidir”(valor_buscado,matriz_de_búsqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

5. Suma rápida

¿Sabía que puedes seleccionar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos?

¿Cómo ejecutarlo?: Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a “Autosuma”.

6. CTRL Z / CTRL Y

Probablemente ya sepa que el Ctrl + Z se usa para revertir errores. Pues bien, existe otra opción para recuperar lo que borraste: el comando Ctrl + Y.

Es como un pase gratuito que lo salva de cualquier problema, dice la universidad estadounidense.

¿Cómo ejecutarlo?: muy fácil: pulse Ctrl + Y para revertir cualquier “error” que haya eliminado con Ctrl + Z.

Congelar paneles

Inmovilizar filas y columnas puede servir para contrastar datos que tiene lejos de otros en la hoja de cálculo. Al hacerlo, los verá en la pantalla cuando navegue por ella. ¿Cómo ejecutarlo?:elija la parte de la hoja de cálculo que quiere congelar y haga clic en el menú “vista” o “visualización”. Después seleccione “inmovilizar fila superior” e “inmovilizar columna”, haciendo clic en lo que quiera congelar.

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